Iedereen weet dat je in Excel kleuren kunt gebruiken om de cijfers van een werkblad meer te laten 'spreken', voorwaardelijke opmaak is al een stuk minder bekend maar wisten jullie dat je ook op kleur kan sorteren? In Excel 2007 en hoger kun je bij 'Sorteren op' in plaats van 'waarden' - 'Celkleur' kiezen en dan de kleurvolgorde aangeven waarop je wilt sorteren.

In Excel 2003 (maar natuurlijk ook gewoon in Excel 2007 / Excel 2010 / Excel 2013) en veel handiger eigenlijk kunnen we op kleur sorteren door een VBA functie te schrijven.

Kies: ALT-F11 - Invoegen - Module en plak de volgende code:

Function KleurRangorde(KleurVolgorde As Range, Opzoeken As Range)

Dim i As Integer
Dim ICol1 As Integer
Dim ICol2 As Integer

i = 1
ICol2 = -1
KleurRangorde = 0

'Loop until match is found
Do Until ICol1 = ICol2
'Vervang "Interior" door Font om op font kleur te sorteren
ICol1 = KleurVolgorde(i, 1).Interior.ColorIndex
ICol2 = Opzoeken.Interior.ColorIndex
If i = KleurVolgorde.Rows.Count + 1 Then
'Geen overeenkomst gevonden in de lijst
KleurRangorde = "Geen overeenkomst!!!"
Exit Do
End If
'Geef het nummer in de lijst terug van de overeenkomstige kleur
KleurRangorde = i
i = i + 1
Loop
End Function

In kolom A hebben we een lijst met kleuren of anders gezegd, hier bepalen we de volgorde van de kleuren. In kolom C staan dezelfde kleuren maar dan met de nieuw gemaakte formule / functie 'KleurRangorde'. Deze functie krijgt als eerste parameter (voor de punt-komma) een range ($A$2:$A$9) waarin de kleur(volgorde) staat en als 2e parameter de cel waar de formule in staat. We krijgen nu het rangnummer terug van de betreffende kleur, in bovenstaande afbeelding 7 omdat CYAAN de 7e positie in de lijst met kleuren in neemt!

Om te sorteren op Fontkleur i.p.v. achtergrondkleur veranderen we in de functie interior.ColorIndex door Font.ColorIndex.

Download HIER het voorbeeldbestand!

In formules ben je al snel gewend om het gebruik van dubbele quotes / aanhalingstekens / "" te gebruiken om lege cellen aan te geven zoals bijvoorbeeld =ALS(B1="";1;0).
Excel zet er dan zelf nog dubbele quotes omheen (A)
Bij voorwaardelijke opmaak ben al gauw geneigd om het op dezelfde manier aan te geven, de voorwaardelijke opmaakt werkt dan echter niet!

Voorwaardelijke opmaak Excel 2013

Voorwaardelijke opmaak Excel 2010

Selecteer bij 'Alleen cellen opmaken' - 'Lege waarden', het ligt erg voor de hand maar omdat je bijna overal voor lege cellen met quotes werkt kijk je er gemakkelijk overheen!

Met voorwaardelijke opmaak laat je 'je cijfers' veel meer spreken en toont het bijvoorbeeeld aan een gebruiker in 1 oogopslag hoe de cijfers er voor staan. Waar scoren we goed (groene cijfers), waar scoren we slecht (rode cijfers).  Een goed voorbeeld van het gebruik van voorwaardelijke opmaak in Excel vind je hier

Hou het gebruik van voorwaardelijke opmaak wel 'subtiel', veel kleuren, toeters en bellen geven al snel de indruk van een kermis kraam in plaats van een werkblad.

Wanneer we een bestand openen waarin een 'mix' van getallen en tekst staat kunnen we natuurlijk op het gele bordje met het uitroepteken klikken en kiezen voor 'converteren naar getal'.
Als je een lange lijst moet converteren wil het nog wel eens voor komen dat je het gele bordje met uitroepteken niet 1-2-3 meer kan vinden.

Een alternatieve manier:

• Vul 'ergens' in een vrije cel een 1 in
• Selecteer deze cel en kies Kopiëren
• Selecteer de 'range' met velden waarvan u de tekst om wilt zetten naar getallen (bijvoorbeeld door de SHIFT toets ingedrukt te houden)
• Klik met de rechter muisknop op de range en kies 'Plakken Speciaal'
• Selecteer 'Vermenigvuldigen'
• Klik OK

 Kijk ook naar {youtube}http://www.youtube.com/watch?v=G43dqwmZ774{/youtube}

In dit filmpje ziet u een gemakkelijke / alternatieve manier om tekst om te zetten naar getallen

Excel is uitstekend geschikt om bijvoorbeeld gewerkte uren bij elkaar op te tellen. Dat optellen van tijden vindt in principe op dezelfde manier plaats als getallen. Er ontstaat echter een probleem als de som van de tijden meer dan 24 uur bedraagt. Probeer maar 8:15, 8:15 en 8:15 uur bij elkaar op te tellen.
 
Het resultaat dat je te zien krijgt is 0:45 uren dat klopt natuurlijk niet.

Dat komt omdat Excel standaard een 24-uurs weergave gebruikt en deze optelling van 24:45 uren, ziet als 24+0:45 uren en dus 0:45 uren weergeeft. Om toch het juiste totaal aantal gewerkte uren te zien te krijgen, handel je als volgt:
 

• Rechtsklik op de cel met het resultaat (formule) van de optelling.
• Selecteer in het getoonde snelmenu de optie Celeigenschappen.
• Selecteer indien nodig in het dialoogvenster Celeigenschappen het tabblad Getal.
• Selecteer onder Categorie de optie Aangepast.
• Selecteer in de lijst onder Type de optie [u]:mm:ss.

Klik tot slot op OK. nu wordt het correcte aantal gewerkte uren (24:45) getoond.

Let er op dat je de juiste kiest, als eerste zal u:mm:ss getoond worden in de lijst met mogelijkheden, wij moeten [u]:mm:ss. hebben dus met de blokhaken [u]!

Downlad voorbeeldbestand HIER

Om tekst over twee of meer regels te laten lopen is er in Excel een bijzondere toetsaanslag: Alt+Enter. In andere Office-programma's zou je wellicht Shift+Enter gebruiken. Typ een stukje tekst in een cel. Wanneer je de celrand nadert druk je op Alt+Enter. Je kunt nu weer verder typen. De regels komen onder elkaar in één cel te staan en de rijhoogte wordt automatisch aangepast.

Als je al cellen hebt met tekst die te lang is voor de kolombreedte, dan kun je beter het volgende doen: selecteer de cel(len), klik met de rechtermuisknop en kies 'Celeigenschappen'. Ga naar het tabblad Uitlijning en zet de optie Terugloop aan. Druk dan op OK. De tekst wordt nu automatisch over meerdere regels verdeeld.